Tus facturas, clasificadas sin tocar un PDF
Llegan al correo y salen leídas, clasificadas y volcadas al programa de gestión que ya usas. Tú no abres ninguna.
99 € Después 39 € al mes. · 5 días
Por qué acaba haciendo falta
Teclear facturas es la tarea más cara que hace un negocio pequeño, porque no la hace un administrativo: la hace quien podría estar vendiendo. Y no se siente cara porque se paga en trozos de veinte minutos repartidos por el mes, nunca en una factura que alguien mire.
El coste no acaba en el tecleo. Está la factura que no llegó y nadie echó en falta hasta que la asesoría la reclama en enero; está la que se metió con el IVA de la línea equivocada; está la carpeta con seiscientos PDF llamados «factura (3).pdf». Cada una de esas cosas cuesta más de arreglar después que de hacer bien la primera vez.
Lo que se monta aquí es un buzón al que reenvías —o al que tus proveedores envían directamente— y del que sale el dato ya leído, clasificado con tu plan de cuentas y volcado al programa que ya usas. Tú no abres ningún PDF. Y a fin de mes te llega la lista de lo que falta, que es la mitad del valor y casi nadie la ofrece.
Qué incluye
- Un buzón propio al que reenvías o rediriges tus facturas, y ya está
- Lectura automática del PDF: proveedor, base, IVA, fecha y número
- Clasificación con tu plan de cuentas y volcado al programa de gestión que ya usas
- Aviso mensual de las facturas que faltan, para que tu asesoría no te las reclame
Lo que se decide antes de escribir una línea
- Qué revisa una persona y qué no — Ningún asiento entra en la contabilidad sin que lo revise alguien. La automatización quita el tecleo, no la responsabilidad: lo que se presenta lo firma una persona, y un modelo que acierta el noventa y ocho por ciento de las veces falla dos de cada cien facturas.
- Dónde corre el proceso — En servidor propio, no en un servicio de terceros que entrene con tus documentos. Se firma el contrato de encargado del tratamiento del artículo 28 del RGPD antes de recibir la primera factura, porque tus facturas llevan datos de tus proveedores y de tus clientes.
- Cómo se clasifica — Con tu plan de cuentas, no con uno genérico. Si ya llevas contabilidad con alguien, la clasificación tiene que salir igual que la suya o el trabajo se duplica en vez de desaparecer.
- Qué pasa con lo que no se entiende — Va a una bandeja de revisión con el motivo, no se adivina. Una factura mal leída y contabilizada en silencio es peor que una factura pendiente: la segunda se ve, la primera aparece en una comprobación dos años después.
Lo que no entra
- Llevar tu contabilidad ni presentar impuestos: eso es trabajo de una asesoría, y no lo somos.
- Digitalizar el archivo histórico en papel, que se presupuesta por volumen si lo necesitas.
- Licencias del programa de gestión al que se vuelca.
- Conciliación bancaria ni gestión de cobros.
Lo que necesitas tener
- Que tus proveedores envíen a un correo, o acceso a la carpeta donde ya las guardas
- Tu plan de cuentas, si ya llevas contabilidad con alguien
Preguntas frecuentes
¿La IA se equivoca?
A veces, y por eso ningún asiento se contabiliza sin que lo revisemos nosotros. La automatización quita el tecleo, no la responsabilidad: lo que se presenta a Hacienda lo firma una persona.
¿Funciona con facturas en papel?
Sí, si les haces una foto. La lectura es igual de buena con una foto decente que con un PDF; lo que no funciona es una foto borrosa o cortada.
¿Qué pasa con mis datos?
El proceso corre en servidor propio, no en un servicio de terceros que entrene con tus documentos. Tratamos tus facturas como encargados del tratamiento, con el contrato del artículo 28 del RGPD firmado antes de empezar.